1. Home
2. Blog
3. Een gebruikershandleiding is geen technisch dossier

Een gebruikershandleiding is geen technisch dossier

28/06/2018 - 17:10

Heel wat fabrikanten en machinebouwers verwarren de termen handleiding en technisch dossier. Elk van beide documenten moet nochtans voldoen aan bepaalde vereisten op vlak van vorm en inhoud. Dit artikel zorgt ervoor dat u deze 2 termen niet meer door elkaar haalt.

Wat is het grote verschil tussen een gebruikershandleiding en een technisch dossier?

Een gebruikershandleiding (soms ook gebruiksaanwijzing genoemd) is een verplicht document bij de levering van een machine/toestel aan een klant.
De handleiding zorgt ervoor dat de gebruiker een machine/toestel op een veilige manier kan vervoeren, monteren, in gebruik nemen, bedienen, instellen, onderhouden, buitendienststellen en recycleren.

Een technisch dossier, ook constructiedossier genoemd, wordt opgesteld door de fabrikant.
Dit document bevat relevante informatie waaruit moet blijken dat aan de geldende richtlijnen is voldaan. (ontwerp – fabricage – werking)
Dit lijvig dossier vormt ook het technisch bewijsmateriaal bij eventuele schadeclaims als de bevoegde instanties hierom vragen.
Het is niet de bedoeling om dit mee te geven aan de klant.

In welke taal schrijf je de handleiding en het technisch dossier?

De handleiding wordt geschreven in de taal van het land waar een machine/toestel op de markt wordt gebracht of in dienst wordt gesteld.
Een technisch dossier wordt opgesteld in de officiële taal van het gebied waar de fabrikant gevestigd is.

Wat staat er in een gebruikershandleiding?

Voorbeelden van verplichte informatie:

• naam en gegevens van de fabrikant
• type van de machine
• EG-verklaring van overeenstemming
• algemene beschrijving van de machine
• tekeningen, schema’s, beschrijvingen, … die nodig zijn om de machine te gebruiken, te onderhouden en om de goede werking te controleren
• opsomming van de restrisico’s (=risico’s die zelfs bij juist gebruik kunnen voorkomen)
• instructies over de nodige beschermingsmaatregelen die de gebruiker moet nemen
• …

Let ook op de formulering.
Als een machine/toestel voor niet-professionele gebruikers is voorzien, zorg dan dat iedere gebruiker deze informatie begrijpt.

Wat beschrijft een technisch dossier?

Een technisch dossier moet binnen een opgelegde termijn worden opgesteld op vraag van de bevoegde instanties. Het is wel aanbevolen om dit voor elke type machine/toestel al op te stellen.

Voorbeelden van verplichte hoofdstukken van het technisch dossier:

• algemene beschrijving van de machine
• overzichtsplan van de machine, tekeningen van besturingsschakelingen, … (alles wat nodig is om de werking van de machine te begrijpen)
• gedetailleerde tekeningen aangevuld met berekeningen, testresultaten, verklaringen, … om te kunnen nagaan dat de machine voldoet aan de essentiële gezondheids- en veiligheidseisen
• alle gegevens over de risicobeoordeling
• alle technische specificaties met inbegrip van de veiligheids- en gezondheidseisen
• alle technische verslagen van de proeven die door de fabrikant of de bevoegde instanties zijn uitgevoerd
• een exemplaar van de gebruikershandleiding
• een afschrift van de EG-verklaring van overeenstemming
• …

Bewaar het dossier ten minste 10 jaar na de bouwdatum van de machine (of van het laatste exemplaar bij serieproductie).
Wees hiermee in orde zodat de bevoegde instanties geen reden hebben om te twijfelen aan de overeenstemming van de machine met de noodzakelijke gezondheids- en veiligheidseisen.

DocWriter is gespecialiseerd in het schrijven van technische documentatie.
Wij helpen u en uw bedrijf bij het opstellen van een gebruikershandleiding. We hebben daarbij informatie nodig uit het technisch dossier.