Van code naar leesbare documentatie: hoe Daikin Europe met DocWriter kennis voor tien jaar vastlegt
10/06/2026 - 15:19
Bij Daikin Europe ontwikkelen engineers complexe software voor warmtepompen. Die kennis zit verspreid in code en documentatie, waardoor die verloren kan gaan wanneer mensen vertrekken of lastig te interpreteren is voor nieuwkomers zonder technische achtergrond. Voor een platform dat de komende jaren verschillende producten moet ondersteunen, was dat niet langer houdbaar. Daikin had nood aan één centraal document dat zowel nieuwe programmeurs als servicemanagers, installateurs en handleidingschrijvers kunnen raadplegen. Charles Pappens, Development Engineer bij Daikin, en Peter, Technical Writer bij DocWriter, vertellen over hun samenwerking.
Kennis vastleggen voor de volgende generatie
"We hadden geen bandbreedte om alles op een verstaanbare manier te documenteren", vertelt Charles. "Onze software evolueert continu. Als alles verspreid zit over verschillende documenten, dan gaat die kennis verloren over de jaren heen. Nieuwe collega's missen de context: waarom hebben we dit in 2013 zo gedaan? Wat waren de learnings?"
Het probleem is herkenbaar voor veel machinebouwers: engineers hebben de technische kennis, maar niet de tijd of het talent om die helder op papier te zetten. Tegelijk heb je die documentatie wél nodig. Voor nieuwe teamleden, voor servicemanagers bij een storing, voor installateurs die een systeem moeten configureren, voor handleidingschrijvers die eindgebruikers moeten begeleiden.
"We zochten iemand die dat voor ons kon doen", zegt Charles. "Niet zomaar een technical writer, maar iemand met een technische achtergrond die begrijpt waarover we het hebben." Die vonden ze bij DocWriter.
Eén document, vijf toegangsniveaus
De oplossing? Eén centraal, gestructureerd document waarin alle software-informatie samenkomt. Maar niet iedereen heeft natuurlijk dezelfde informatie nodig. Daarom werkt DocWriter met conditioneel schrijven: content die wordt aangepast aan de gebruiker.
"We hebben vijf niveaus", legt Peter uit. “Level 1 bevat de basisinformatie die handleidingschrijvers nodig hebben om documentatie voor eindgebruikers te maken. Level 2 gaat dieper, voor wie meer technische gebruikershandleidingen schrijft. Level 3 is voor installateurs, level 4 voor servicemanagers en level 5 voor developers die echt in de code duiken.
Dat betekent concreet: één bron, maar vijf toegangsniveaus. Een installateur krijgt bijvoorbeeld te zien hoe hij een parameter moet instellen, terwijl een developer ook leest waarom die parameter bestaat en hoe die in de code verwerkt zit.
"Dat maakt het interessant voor heel veel bedrijven", zegt Peter. "Je documenteert één keer grondig, maar iedereen krijgt precies wat hij nodig heeft. Geen overload aan informatie, geen gemis aan diepgang."
De brug tussen code en begrijpelijke taal
Wat maakt de samenwerking succesvol? Peters technische achtergrond. "Ik ben zelf nog servicemanager geweest en heb een bachelor Industriële Elektronica en Telecommunicatie", vertelt hij. "Ik begrijp waar Charles het over heeft. Ik kan die technische taal vertalen naar iets wat leesbaar en consistent is."
Elke week zitten ze samen, soms vaker. Ofwel twee uur voor nieuwe content, ofwel één uur voor feedback. Charles deelt zijn Model Spec van 800 pagina's, video's en Teams-opnames. Peter vat samen, structureert en maakt het verstaanbaar. Het resultaat is een levend document dat meegroeit met de software. "Dat moet ook", zegt Charles, "want de software verandert constant. Peter zorgt ervoor dat nieuwe informatie logisch aansluit bij wat er al staat."
"Peter is onze missing link", legt Charles uit. "De brug tussen de pientere engineers die hun kennis niet altijd even goed kunnen uitleggen en de mensen die ermee aan de slag moeten. Hij stelt kritische vragen: is dit wel logisch? Zouden mensen dit zo snappen?"
Die rol vraagt meer dan taalvaardigheid alleen. "Je moet een technisch profiel hebben", benadrukt Peter. "Anders begrijp je de materie niet voldoende om de juiste vragen te stellen of inconsistenties op te merken."
Een investering die loont
"Dit platform zal de komende jaren meerdere producten moeten ondersteunen", zegt Charles. "De documentatie die we nu opbouwen, wordt de basis voor de volgende generatie engineers. We leggen niet alleen vast wát we doen, maar ook waaróm. Dat scheelt enorm veel tijd en voorkomt dat we steeds opnieuw dezelfde fouten maken."
Voor machinebouwers die worstelen met kennisoverdracht en documentatie is de boodschap helder: het kan anders. Met de juiste expertise, structuur en tools.
Wil je ook jouw technische kennis vastleggen in heldere, gestructureerde documentatie?
Neem contact op met DocWriter en ontdek wat conditioneel schrijven voor jouw organisatie kan betekenen.